Page History

Setzen des Onlinestatus

Hier können Sie festlegen, wie sich das wwphone aktuell verhalten soll und welchen Status Sie gegenüber Ihren Mitarbeitern kommunizieren wollen. Falls Sie sich aktuell in einem Gespräch befinden, wird der Status automatisch auf “am Telefon” und bei Beenden sämtlicher Gespräche wieder zurück auf den alten Status gesetzt.

Ein Überblick der verfügbaren Stati und des damit zusammenhängenden Verhaltens des Telefons:

• Verfügbar: Alle Gespräche, welche entweder über Ihre Direktnummer oder einen Gruppenruf, von welchem Sie Mitglied sind, rein kommen, werden signalisiert und können somit entgegen genommen werden.
• Kurz weg: Zwar werden auch hier die Anrufe signalisiert und der Anruf kann angenommen werden, allerdings wird für die Mitarbeiter ersichtlich, dass Sie womöglich aktuell auf der Toilette, am Kopierer oder sonstwo sind. Man sieht also, dass Sie theoretisch da wären und falls Sie das Klingeln hören, können Sie auch an Ihren Arbeitsplatz rennen und das Gespräch annehmen, allerdings wissen die Mitarbeiter Bescheid, falls Sie den Anruf verpassen und das Gespräch im Ringruf landet.
• Nur Direktnummer.: Mit diesem Status sind Sie nur noch über Direktnummern und intern erreichbar. Anrufe, welche über Rufgruppen, in welchen Sie Mitglied sind, ankommen, werden ignoriert.
• Nur intern: Sie sind nur von Ihren Mitarbeitern erreichbar, Anrufe aus dem Fest- oder Mobilnetz werden ignoriert.
• Nicht verfügbar: Alle Anrufe werden abgelehnt. Allerdings sehen die Mitarbeiter auf diese Weise, dass Sie tatsächlich im Büro sind, aktuell aber keine Anrufe entgegen nehmen können.
• Telefondienst: Diese Funktion ist in Zusammenhang mit der Gruppe DIENSTHABENE im jeweiligen Dialplan. Alle angezeigten Benutzer welche den Status Telefondienst haben erscheinen zuoberst in der Benutzerliste. Somit ist für alle Softphone Benutzer ersichtlich ob und wie viele Mitarbeiter Anrufe entgegen nehmen.
• Rechts neben der Statusauswahl: Hier können Sie eine zusätzliche Information hinterlegen z.B. "Bin ab 15:30 Uhr wieder verfügbar" dieser Text erscheint bei allen Benutzern in der Benutzerliste.
  
  • Text löschen: Nochmal aufrufen und mit OK bestätigen.
  • Text ändern: Neuer Text eingeben und mit OK bestätigen.

Rufnummer Kontakte

• Rufnummer (Unterhalb der Statusauswahl): Je nach Einstellung unter Benutzer > wwphone > signalisierbare Nummern kann hier die Nummer gewählt werden, welche der Angerufene beim nächsten Anruf sehen soll.
• Kontakte durchsuchen...: Hier können Sie nach Kontakten suchen in folgenden Quellen:
  • Mitarbeiter: Alle Benutzer auf dem wwcommunicator bei welchen das Flag Benutzer für andere Teilnehmer verstecken nicht aktiv ist.
  • Zentrale: Das Adressbuch auf dem wwcommunicator (Zentrale Telefonbuch).
  • Kontakte: Das PersönlicheTelefonbuch des wwphone Clients.
  • Outlook: Aus dem lokalem Outlook importierte Kontakte.
  • LDAP: Kontakte aus der LDAP-Anbindung falls eine besteht.
  • BX:xxxx: Kontakte aus Bexio, nach dem Doppelpunkt die Kundennummer.
• Rechts neben Kontakte durchsuchen: Hier können persönliche Kontakte angelegt werden. Falls der Administrator der Anlage unter Benutzer das Flag Darf öffentliches Adressbuch verwalten auf aktiv gesetzt hat, können Sie auch Kontakte im globalen Adressbuch anlegen und ändern.
• Kontakt-Liste
  
• Mit  wird die Telefonbuchanzeige geschlossen.
• Mit Klick auf die entsprechende Nummer wird diese angerufen.
• Mit einem Klick auf der alternativen Maustaste (meist rechts) können Sie je nach Berechtigung und Quelle (Kontakte oder Zentrale) den Kontakt löschen oder editieren.

Bedienungsleiste links

Benutzerliste beinhaltet folgende Einträge.

• Gruppen: Enthält die Gruppen welche der Administrator als CTI-Gruppen auf den wwcommunicator angelegt hat mit den enthaltenen Benutzer. Diese kann der Enduser nicht ändern.
  Zudem die vom Endbenutzer lokal angelegten Gruppen und die Gruppe Nicht sortiert. Die lokalen Gruppen können durch Rechtsklick auf dem Balken Nicht sortiert erstellt werden.
• Nicht sotiert: Alle Einträge die keiner Gruppe zugeordnet sind.
• Benutzerliste: Benutzer welche nicht angezeigt werden können eingefügt werden. Unter > Kontakte > Nicht abonnierte Kontakte anzeigen.
  
  Nun kann der gewünschte Benutzer, in eine lokal angelegte Gruppe oder in Nicht sortiert per Drag and Drop platziert werden.
  • Kontakte können ebenfalls in die Benutzerliste eingefügt werden. In der Kontaktliste das Icon in die Benutzerliste ablegen eine lokale Gruppe oder in Nicht sortiert. Diese werden mit dem Avatar gekennzeichnet in der Benutzerliste. Welche Rufnummer des Kontaktes genutzt wird kann in dem Kontakt unter Hauptnummer bestimmt werden.

    

• Gruppen / Sonderschaltungen: Hier werden die Gruppen, in welchen der Benutzer angehört mit Status (Ein- oder Ausgeloggt) angezeigt. Und die Sonderschaltungen, welche der Benutzer schalten darf, mit dem entsprechenden Status. Das ein- und ausloggen bzw. ein- und ausschalten erfolgt mittels Doppelklick.

Auf dieser eingeblendeten Tastatur kann per Maus eine Rufnummer gewählt werden. Wird vor allem für Nachwahl DTMF benötigt, typischer weise bei Sprachmenüs.

Diese Einstellung erscheint nur im Modus Softphone. Hier können Sie die Headset-Einstellungen anpassen und erscheint unter Headset-Bedienelemente ein grüner Punkt, sind die Knöpfe am Headset bedienbar. Jabra HID unter Linux.

Erscheint hier eine rote 2, ist das primäre Audiogerät inaktiv. Siehe unter Softphone Einstellungen.

Chat zu allen Benutzern welche einen wwphone-Client haben und mit dem gleichen wwcommunicator verbunden sind.

Die folgenden 3 Symbole erscheinen je nach Benutzer-Einstellung. Hier haben sie die Möglichkeit das Gerät auszuwählen, welches sie vom wwphnone ansteuern möchten.

Hiermit wird das Telefon gesteuert.

Mit dieser Auswahl können sie Anrufe auf dem wwmobile starten und beenden. Das Makeln und Vermitteln des Gesprächs ist auch ohne diese Einstellung möglich.

Damit wird das angeschlossene Headset angesteuert.

Weitere Funktionen und Einstellungen.

• Infos zu wwphone: Lizenz- und Versions-Informationen.
• Sprache: Wählen Sie die entsprehende Sprache aus.
• Einstellungen: Softphone Einstellungen und weitere Einstellungen.
• Kontakte
  
  • Ansicht: Darstellung der Kontakte.
  • Aus dem Outlook importieren: Für den Kontakt-Import von Outlook falls dieses installiert ist.
  • LDAP Anbindung: Verbindung zum Firmeneigenen Telefonbuch. Die Suchvariable heisst <search>. Zum Beispiel suche nach Name (|(givenName=<search>*)(sn=<search>*)(company=<search>*)) oder nach Nummer (|(homePhone=*<search>)(telephoneNumber=*<search>)(mobile=*<search>)). Weitere Infos...
  • LDAP Cache löschen: LDAP Zwischenspeicherung löschen.
  • Nicht abonnierte Kontakte anzeigen: Diese Kontakte können Sie mittels alternativer Maustaste in die Benutzerliste aufnehmen.

• Fax versenden: Mit dieser Funktion können Sie ein Dokument welches im PDF-Format vorliegt als Fax versenden. Bei Windows besteht die Möglichkeit einen Druckertreiber zu installieren, der als Fax dient und von jeder Software aus, welche die Druckausgabe ermöglicht als Fax zu senden.

  Warnung
  title Dokument-Grösse
  Das Dokument darf nicht grösser sein als 10 MByte sein.

  
  

• Abmelden/Anmelden: Die SIP-Verbindung ab- bzw. anmelden.
• Programm beenden:Beendet die Software.

Anrufliste Gesprächsverlauf und Aufgaben

Mit einem Klick auf die Anrufliste können Sie sich den Gesprächsverlauf ansehen. In der Liste enthalten sind sowohl von Ihnen getätigte, ankommende und abgehende Gespräche. Sowie Gespräche, welche über Nummern angekommen sind, welche auf der Telefonanlage unter Benutzer/Telefone > wwphone > wwphone subscriptions eingetragen wurden. Bei ankommenden Gesprächen wird auch jeweils sichtbar, wer das Gespräch beantwortet hat.

Besondere Beachtung sollte der Funktion Aufgabenliste geschenkt werden. Die Aufgabenliste beinhaltet alle unbeantworteten Anrufe auf Nummern, welche auf der Zentrale eingestellt wurde, dass Sie den Status der sehen sollen. Der Bearbeitungsstatus wird hierbei mit Ihren Mitarbeitern, welche ebenfalls den Status sehen können, geteilt. Das heisst, sobald eine Person den verpassten Anruf bearbeitet und das Gespräch aus der Aufgabenliste entfernt hat, verschwindet es auch bei Ihnen aus der Aufgabenliste. In der normalen Gesprächsliste bleibt der Anruf jedoch weiterhin sichtbar. Auf diese Weise kann eine effiziente Bearbeitung von Anrufen erzielt werden! Kein Rückruf geht vergessen oder wird doppelt gefürt.

Rückruf tätigen

• Klicken Sie in der Anrufliste mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Gespräch und wählen Sie aus dem Pop-up Menü „XYZ anrufen“, wobei XYZ für den externen Gesprächspartner dieses Gesprächs steht.

Notiz anschauen und bearbeiten

• Klicken Sie in der Anrufliste mit der rechten Maustaste auf das Gespräch, dessen Notiz Sie anschauen oder bearbeiten möchten. Wählen Sie aus dem Pop-up Menü Notiz bearbeiten.
  
• Beim Klick auf Bexio kann die Notiz mit den Gesprächsdaten unter Zeiterfassung im Bexio gespeichert werden. Wird die Telefonnummer eindeutig erkannt, wird der entsprechende Kunde vorgeschlagen. Dieser Vorschlag kann geändert oder bei keinem Resultat zugeordnet werden.

Anrufinfos als Mail versenden

• Klicken Sie in der Anrufliste mit der rechten Maustaste auf das Gespräch, dessen Anrufinfos Sie per Mail versenden möchten. Wählen Sie aus dem Pop-up Menü Info als Mail versenden aus.

Anruf aus Aufgabenliste entfernen

• Klicken Sie in der Anrufliste mit der rechten Maustaste auf das Gespräch, welches Sie aus der Aufgabenliste entfernen möchten. Wählen Sie aus dem Pop-up Menü Aus Aufgabenliste entfernen aus. Um mehrere zu löschen markieren Sie die zu löschenden Einträge.

Tonwahl, Mehrfrequenzwahl, DTMF

Eine Nachwahl oder Menü-Auswahl mittels Tonwahl muss über die eingeblendete Tastatur des wwphone getätigt werden. Im CTI-Modus und "Early Media" kann es je nach Gerät bzw. Softwarestand nicht funktionieren. Hier empfehlen wir die Nachwahl auf der Tastatur des Apparates zu tätigen.

Set the online status

Here you can define how the wwphone should currently behave and which status you want to communicate to your employees. If you are currently on a call, the status is automatically set to "on the telephone" and then back to the old status when all calls are ended.

An overview of the available statuses and related behaviour of the telephone:

• Available: All calls that come in either via your direct number or a group call in which you are a member are signalled and can therefore be answered.
• Be right back: Although the calls are signalled here too and the call can be accepted, it becomes apparent to the employees that you are possibly currently in the toilet, at the photocopier or elsewhere. So they can see that you are nearby and, if you hear the ringing, you can also run to your workstation and answer the call; however, they are aware of the situation if you miss the call and it ends up in the call sequence.
• Direct number only: With this status you can only be reached via direct numbers and calls that arrive via call groups in which you are a member are ignored.
• Internal only: You can only be reached by your employees, calls from landlines or mobiles are ignored.
• Unavailable: All calls are rejected. However, this way they can see that you are actually in the office but cannot currently take calls.
• Telephone service: This function is to be used in conjunction with the ON DUTY group in the respective dial plan. All displayed users who have the status telephone service appear at the top of the user list. This means that all softphone users can see whether and how many employees are taking calls.
• To the right of the status selection: Here you can enter additional information, e.g. "I will be available again from 15:30". This text will appear in the user list for all users.
  • Delete text: Call up again and confirm with OK.
  • Change text: Enter new text and confirm with OK.

Telephone number contacts

• Telephone number (below the status selection): Depending on the settings under User > wwphone > signalable numbers, the number which the called party should see on the next call can be selected here.
• Search contacts...: Here you can search for contacts in the following sources:
  • Employees: All users on the wwcommunicator for which the flag Hide user from other participants is not active.
  • Central: The address book on the wwcommunicator (Central Phone Book).
  • Contacts: The personal phone book of the wwphone client.
  • Outlook: Contacts imported from local Outlook.
  • LDAP: Contacts from the LDAP connection if one exists.
•  To the right of Search Contacts: Personal contacts can be created here. If the administrator of the system has set the flag Can manage public address book under Users to active, you can also create and change contacts in the global address book.
• Contact list
  

• Press  to close the phone book display.
• Clicking on the corresponding number calls it.
• By clicking on the alternative mouse button (usually on the right), you can delete or edit the contact, depending on the permission and source (contacts or switchboard).

Control bar left

 User list contains the following entries.

• Groups: Contains the groups which the administrator has defined as CTI groups in wwcommunicator with the contained users. The end user cannot change these.
  In addition, the groups created locally by the end user and the Not sorted group. The local groups can be created by right-clicking on the Not sorted bar.
• Not sorted: All entries that are not assigned to a group.
• User list: Users who are not displayed can be inserted. Go to  > Contacts > Show unsubscribed contacts.
  
  Now the desired user can be placed in a locally created group or in Not sorted using drag and drop.
  • Contacts can also be added to the user list. In the contact list, place the  icon in the user list, a local group or in Not sorted. These are marked with the  avatar in the user list. Which telephone number of the contact is used can be determined in the contact under Main number.
    
  • Groups / override controls: The groups to which the user belongs are displayed here with their status (logged in or logged out). And the override controls, which the user may activate, with the corresponding status. Logging in and out or switching on and off is done by double-clicking.

 A telephone number can be dialled with the mouse on this keyboard. Mainly used for DTMF post-dialling, typically for voice menus.

 This setting only appears in softphone mode. Here you can adjust the headset settings and, if a green dot appears under Headset controls, the buttons on the headset are operable.

 If a red 2 appears here, the primary audio device is inactive. See under Softphone settings.

 Chat to all users who have a wwphone client and are connected to the same wwcommunicator.

 Other functions and settings.

• Info on wwphone: Licence and version information.
• Language: Select the appropriate language.
• Settings: Softphone settings and other settings.
• Contacts
  • View: Display of the contacts.
  • Import from Outlook: For importing contacts from Outlook if it is installed.
  • LDAP connection: Connection to the company's own phone book. The search variable is called <search>. For example, search for name (|(givenName=<search>*)(sn=<search>*)(company=<search>*)) or by number (|(homePhone=*<search>)(telephoneNumber=*<search>)(mobile=*<search>)). More info...
  • Clear LDAP cache: Clear LDAP cache.
  • Show unsubscribed contacts: You can add these contacts to the list using the alternative mouse button.
• Send fax: This function allows you to send a document in PDF format as a fax. With Windows, there is the possibility to install a printer driver which serves as a fax and makes it possible to send as a fax from any software that allows printing

• Logout/login: Log out of or log into the SIP connection.
• End program: Exits the software. 

Caller list call history and to-do

You can view the call history by clicking on the call log. The list includes both incoming and outgoing calls that you have made. As well as calls which have arrived via numbers which are stored on the telephone system under Users/telephones > wwphone > wwphone subscriptions. For incoming calls, you can also see who answered the call.

Special attention should be paid to the to-do list function. The to-do list contains all unanswered calls to numbers that have been set on the switchboard so that you can see their status. The processing status is shared with your employees, who can also see the status. This means that as soon as a person has dealt with the missed call and removed the call from the to-do list, it will also disappear from your to-do list. However, the call remains visible in the normal call list. This makes it possible to efficiently handle calls! No callback is forgotten or duplicated.

Make a callback

• In the call log, right-click on the desired call and select "Call XYZ" from the pop-up menu, where XYZ stands for the external party of this call.

View and edit note

• In the call log, right-click the call whose note you want to view or edit. Select Edit note from the pop-up menu.
  
• By clicking Bexio the note with the call data can be saved into the time recording in Bexio. If the phone number is identified uniquely, the customer will be suggested. The suggestion can be changed or, if the number was not identified uniquely, assigned

Send call info as e-mail

• In the call log, right-click on the call whose call info you want to send by e-mail. Select Send info as email from the pop-up menu.

Remove call from to-do list

• In the call log, right-click the call you want to remove from the to-do list. From the pop-up menu, select Remove from to-do list. To delete multiple entries, select the entries you want to delete.

Touch-tone dialling, multi-frequency dialling, DTMF

A post-dial or menu selection by means of touch-tone dialling must be made via the displayed keypad  of the wwphone. In CTI mode and "Early Media", it may not work depending on the device or software version. In this case, we recommend that you use the keypad on the machine to make the post-dial.